Controle de estoque no salão de beleza: uso interno, revenda e o custo de cada aplicação

Controle de estoque no salão de beleza funciona quando três coisas estão definidas: o produto de uso interno fica separado do produto de revenda, cada serviço dá baixa na quantidade que consome e cada item tem um estoque mínimo que dispara a reposição. Sem isso, o armário vira uma caixa-preta: você sabe quanto comprou, mas não sabe para onde foi.

A rotina precisa estar de pé antes de outubro. Com a agenda cheia, ninguém para no meio de uma coloração para anotar bisnagas, e o furo só aparece em janeiro.

A compra pontual para a alta tem lógica própria, tratada no post sobre agenda de dezembro no salão. Aqui o assunto é o controle que roda o ano inteiro.

Por que separar estoque de uso interno e de revenda?

Porque os dois têm destinos, preços e perdas diferentes, e misturar esconde as três coisas.

• Uso interno — tinta, oxidante, descolorante, máscara de tratamento, gel, esmalte de cabine, cera. Vira custo do serviço e nunca passa pelo caixa como item.
• Revenda — shampoo, finalizador, óleo, kit de manutenção. Tem preço de venda, margem própria e, em geral, comissão diferente da de serviço.

Quando o shampoo da vitrine é aberto no lavatório, a venda some e o custo do serviço fica subestimado. Separe fisicamente e no cadastro: o mesmo produto pode existir duas vezes, como insumo e como item de venda, cada um com seu saldo.

Na revenda, confira se o produto está regularizado na consulta de cosméticos do site da Anvisa. Item irregular na vitrine vira problema na visita da vigilância sanitária.

Como dar baixa por serviço?

A baixa por serviço é uma ficha técnica: para cada serviço, a quantidade média de cada insumo que ele consome.

Você já sabe, pelo ofício, quanto de tinta vai numa raiz curta e quanto vai num cabelo longo inteiro. O que falta é transformar esse conhecimento em número registrado. Um roteiro que funciona:

• Liste os serviços que consomem produto de forma relevante: coloração, mechas, alisamento, progressiva, tratamentos, alongamento e manutenção de unhas em gel, depilação.
• Para cada um, anote a quantidade média por aplicação, em grama, mililitro ou unidade. Se o comprimento muda muito o consumo, crie variações (curto, médio, longo).
• Pese ou meça durante duas ou três semanas para calibrar. A estimativa de cabeça costuma ficar abaixo do real, porque ignora sobra na tigela e retoque.
• Registre a baixa no fechamento do atendimento, não no fim do mês.

A ficha não precisa ser exata ao grama, só boa o suficiente para que saldo calculado e contagem física fiquem próximos. Diferença grande indica desperdício ou produto saindo sem registro.

Quanto custa cada aplicação?

O custo da aplicação é a quantidade da ficha técnica multiplicada pelo custo médio do insumo. Use o custo médio, e não o preço da última compra, porque o preço do fornecedor oscila.

O custo médio é o valor total pago nas compras dividido pela quantidade total comprada. Um exemplo hipotético: se você comprou tinta em três pedidos e pagou, somando tudo, R$ 600 por 1.200 gramas, o custo médio é R$ 0,50 por grama. Uma aplicação de raiz que consome 50 g de tinta custa R$ 25 só nesse insumo; some oxidante, luva, papel e o que mais a ficha listar.

Esse número tem dois destinos:

• Precificação — o preço do serviço precisa cobrir o custo do produto aplicado antes de pagar mão de obra, estrutura e margem. O passo a passo está no post sobre como precificar serviços no salão.
• Base da comissão — se o acordo com a equipe é descontar o produto antes do percentual, é o custo da ficha que sai da base. Com ficha técnica, o desconto deixa de ser um valor fixo inventado e passa a ser conferível. Os modelos de desconto estão no post sobre comissão em salão de beleza.

Como definir estoque mínimo e ponto de reposição?

O estoque mínimo é a quantidade que segura o salão até o próximo pedido chegar. Uma conta simples:

• Calcule o consumo médio semanal do item, a partir das baixas registradas.
• Multiplique pelo prazo de entrega do fornecedor, em semanas.
• Acrescente uma margem de segurança para semana cheia ou atraso na entrega.

O resultado é o ponto de reposição: quando o saldo chega nele, o pedido sai. Para item de revenda, olhe também a validade e o giro. Produto que fica meses na vitrine prende dinheiro e corre o risco de vencer; nesse caso, o mínimo pode ser uma ou duas unidades.

Na hora de usar, siga a ordem de validade: sai primeiro o que vence primeiro, não o que está na frente da prateleira.

Roteiro de contagem mensal

A baixa automática mostra o saldo teórico. A contagem mostra o real. Uma vez por mês, em dia fixo e fora do horário de atendimento:

• Conte uso interno e revenda separadamente, item por item.
• Compare com o saldo do sistema e anote as diferenças.
• Separe produtos vencidos ou abertos há tempo demais e registre como perda, não como consumo.
• Revise a ficha técnica dos serviços em que a diferença se repete por dois meses.
• Ajuste o estoque mínimo dos itens que faltaram ou sobraram.

Frascos abertos entram pela estimativa de quanto resta, com o mesmo critério todo mês.

Como a baixa por atendimento se liga à rotina do salão?

A planilha de estoque falha pelo mesmo motivo que a planilha de comissão: depende de alguém lembrar de lançar depois. Quando o estoque fica ligado à agenda, a lógica muda. O atendimento é fechado com profissional, serviço e valor, e um sistema de gestão dá baixa nos insumos da ficha técnica daquele serviço no mesmo momento.

O saldo acompanha o salão sem lançamento extra, o alerta de reposição aparece no mínimo e o custo aplicado chega pronto ao fechamento da comissão. A contagem mensal passa a conferir um número, não a reconstruir o mês.

Conclusão

Separar uso interno de revenda, registrar quanto cada serviço consome e definir o ponto de reposição de cada item são três passos que tiram o estoque do achismo. O custo médio da aplicação alimenta o preço e a base da comissão com um número que a equipe consegue conferir.

Monte a ficha técnica e faça a primeira contagem ainda em setembro. Assim, a alta do fim de ano chega com um controle já calibrado.