Iss retido na fonte: como preencher na NFS-e

No ISS retido na fonte, quem recolhe o imposto ao município não é o prestador, e sim o tomador do serviço: ele desconta o ISS do valor a pagar e repassa à prefeitura. O prestador emite a nota indicando a retenção, recebe o valor líquido e não recolhe aquele ISS — porque ele já foi retido.

Parece simples, mas é onde mais se perde dinheiro na emissão de nota de serviço: informar retenção onde não cabe faz você receber menos sem necessidade; não informar onde cabe faz você pagar um imposto que o cliente também vai pagar.

Quem retém e por quê

A retenção existe para garantir a arrecadação no município onde o serviço é considerado prestado. A hipótese mais comum aparece quando o ISS é devido no local da prestação e o prestador está estabelecido em outro município — a prefeitura não quer depender de um contribuinte de fora para receber.

Quem retém é o tomador, e a responsabilidade pelo recolhimento passa a ser dele: se ele deixa de retener e recolher quando a lei manda, o município pode cobrar dele, com juros e multa, mesmo que o valor tenha sido pago integralmente ao prestador.

O papel do prestador é informativo, mas decisivo: é a nota que sinaliza a retenção. Preenchimento errado gera dupla tributação ou erro de declaração para os dois lados.

Quando a retenção se aplica

Não existe uma regra única nacional. O que determina são três fatores combinados:

• O tipo de serviço (o item da lista da Lei Complementar nº 116/2003), que define se o ISS é devido no município do prestador ou no da prestação.
• A legislação do município envolvido, que designa quais tomadores são responsáveis tributários.
• A condição do tomador — órgãos públicos e empresas de determinado porte frequentemente são designados substitutos tributários.

Por isso a mesma empresa pode ter notas com e sem retenção no mesmo mês, dependendo de para quem ela prestou o serviço e onde.

Como isso aparece na nota

Na NFS-e, a retenção é informada em campo próprio, e o efeito prático é visível no documento:

• O valor do serviço permanece o valor total contratado.
• O ISS retido aparece destacado.
• O valor líquido a receber é o total menos a retenção.

O código de serviço importa aqui: alguns códigos não admitem retenção, e informar retenção neles gera rejeição no padrão nacional. É mais um motivo para cadastrar o código correto por tipo de atendimento, como explicado no artigo sobre código de serviço na NFS-e.

Se você é do Simples Nacional

Optantes do Simples recolhem o ISS dentro do DAS. Quando há retenção na fonte, o valor retido precisa ser tratado corretamente na apuração, para não haver pagamento em duplicidade do mesmo imposto.

Dois cuidados que evitam prejuízo:

• Informe a retenção na nota quando ela for devida, para que o valor retido possa ser considerado.
• Envie as notas com retenção à contabilidade separadamente, ou pelo menos sinalizadas. Retenção que passa despercebida costuma virar ISS pago duas vezes.

Retenções federais são outra história

Vale não misturar. Além do ISS municipal, serviços prestados de PJ para PJ podem sofrer retenções federais:

• IRRF de 1,5% em serviços de natureza profissional.
• CSRF de 4,65% (PIS 0,65%, COFINS 3% e CSLL 1%), nos termos do artigo 30 da Lei nº 10.833/2003 e da IN SRF nº 459/2004.

E aqui está uma informação que vale dinheiro para quem é do Simples: optantes do Simples Nacional são dispensados dessas retenções federais na condição de prestadores, mediante declaração ao contratante — a dispensa do IRRF está na IN RFB nº 765/2007, e a da CSRF é operacionalizada pela declaração prevista no anexo I da IN SRF nº 459/2004.

Se você é do Simples e vê 4,65% ou 1,5% descontados da sua nota, provavelmente falta entregar essa declaração ao cliente. Confirme com a sua contabilidade e resolva — é receita que está sendo retida sem necessidade.

Erros mais comuns

O que se vê na conferência mensal:

• Retenção marcada por padrão no sistema, aplicada a todos os clientes.
• Retenção esquecida justamente nos clientes grandes, que são os mais propensos a ser substitutos tributários.
• Local da prestação errado, jogando o ISS e a retenção para o município equivocado.
• Declaração de dispensa de retenção federal nunca entregue ao contratante.

Todos se resolvem no cadastro: definir por cliente e por tipo de serviço se há retenção, em vez de decidir isso a cada emissão.

Deixe a regra no cadastro, não na memória

Quanto mais clientes e municípios você atende, mais caro fica lembrar de regra na hora de emitir. Com a condição de retenção amarrada ao cliente e ao serviço, e a nota nascendo do pagamento registrado, a retenção passa a sair certa por construção — e o mês fecha sem surpresa no valor recebido.

Conclusão

No ISS retido, o tomador desconta e recolhe; o prestador emite a nota indicando a retenção e recebe o líquido. Se a informação sai errada, alguém paga imposto duas vezes — e geralmente é você.

Confirme com a contabilidade quais clientes e serviços geram retenção, deixe isso registrado no cadastro e, se você é do Simples, garanta que a declaração de dispensa das retenções federais está nas mãos dos seus contratantes.