Livro-caixa do nutricionista: o que dá para deduzir no carnê-leão antes de fechar o ano

O que o nutricionista que atende na pessoa física pode lançar no livro-caixa? As despesas de custeio do consultório — aluguel da sala, condomínio, luz, telefone e internet, material de consumo —, pagas no mês, comprovadas por documento em seu nome e limitadas à receita daquele mês. Carro, deslocamento e compra de equipamento ficam de fora. Essa é a regra do Regulamento do Imposto de Renda (Decreto nº 9.580/2018, arts. 68 e 69).

O livro-caixa nutricionista é o que separa pagar carnê-leão sobre tudo o que entrou de pagar só sobre o que sobrou. E outubro é a hora de olhar para ele: o excesso de despesa que sobrar em dezembro não passa para o ano seguinte.

Quem pode usar o livro-caixa?

O RIR/2018, no art. 68, autoriza quem recebe rendimentos do trabalho não assalariado a deduzir da receita da atividade três grupos de gasto:

• a remuneração de quem trabalha com você com vínculo empregatício, mais os encargos trabalhistas e previdenciários;
• os emolumentos pagos a terceiros;
• as despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

Para o nutricionista autônomo, quase tudo cai no terceiro grupo. Segundo o Perguntas e Respostas IRPF 2026 da Receita Federal (pergunta 429), vale para receita de paciente particular e de empresa.

O que entra no livro-caixa do nutricionista?

A Receita define despesa de custeio como aquela indispensável para receber a receita e manter a fonte produtora, e dá exemplos: aluguel, água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo (pergunta 428). Traduzindo para o consultório de nutrição:

• aluguel da sala ou da hora de sublocação e o condomínio;
• energia, água, telefone e internet da sala;
• material de consumo: fita métrica descartável, papel, impressão de plano alimentar, produtos de limpeza;
• publicidade da atividade profissional, que a Receita admite expressamente (pergunta 443);
• inscrição em congresso, material de estudo e hospedagem do evento, quando ligados à sua especialização (pergunta 444), guardando o certificado de participação;
• salário e encargos de secretária registrada.

Dois itens pedem conversa com o contador. A anuidade do CRN não aparece nominalmente no material da Receita; a regra mais próxima é a da pergunta 439, que aceita contribuições a entidades quando a participação é necessária à percepção do rendimento. Já a assinatura mensal de software segue a lógica de custeio, enquanto a compra de uma licença perpétua se aproxima de bem durável.

Se você atende em casa, a pergunta 436 permite deduzir a quinta parte de aluguel, energia, água, telefone e condomínio quando não for possível separar o que é do consultório.

O que não pode ser deduzido?

O parágrafo único do art. 68 do RIR/2018 exclui duas categorias que pesam no bolso de quem atende:

• Locomoção e transporte. Combustível, estacionamento, manutenção do carro e aplicativo de transporte não entram, mesmo no atendimento domiciliar. A exceção da lei vale só para representante comercial autônomo (pergunta 433).
• Depreciação e arrendamento. Não há quota de depreciação para pessoa física, nem dedução de leasing (pergunta 435).

Some a isso a regra de bens duráveis da pergunta 434: o que dura mais de um ano e não se consome com o uso é aplicação de capital, não despesa. Balança de bioimpedância, adipômetro, computador, maca e móveis da sala vão para a ficha Bens e Direitos da declaração, pelo preço de aquisição. E, no consultório em casa, reparo e conservação do imóvel próprio também ficam de fora (pergunta 436).

Qual é o limite da dedução no carnê-leão?

O art. 69 do RIR/2018 diz que as deduções não podem passar da receita mensal da atividade. Se em janeiro você recebeu menos do que gastou, o excesso pode ser somado aos meses seguintes — mas só até dezembro do mesmo ano. O que sobrar no fim do ano não é transposto para o ano seguinte (§ 1º).

Por isso, um mês de despesa alta no último trimestre só abate se houver receita até dezembro para absorvê-lo. E o carnê-leão vence no último dia útil do mês seguinte ao recebimento, segundo a página da Receita Federal sobre o tema — então cada mês precisa estar lançado a tempo, não reconstruído em março.

Que comprovante guardar antes de 31/12?

O § 2º do art. 69 exige que receitas e despesas estejam escrituradas no livro-caixa e comprovadas por documentação idônea, mantida com você enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência. A pergunta 432 da Receita é direta: tíquete de caixa e recibo não identificado não servem. O documento precisa identificar você como adquirente e descrever a despesa.

Antes de fechar o ano, confira:

• contrato de locação e recibos de aluguel e condomínio em seu nome;
• contas de luz, água e internet da sala, ou a regra da quinta parte se o consultório é em casa;
• notas fiscais de material com seu CPF;
• certificados e notas de congressos e cursos;
• folha e guias de encargos, se houver secretária registrada.

O livro-caixa não precisa de registro (§ 3º do art. 69), e a Receita informa que o Carnê-Leão Web, no e-CAC, permite fazer a escrituração eletronicamente (pergunta 431).

Como o registro semanal organiza o consultório e o prontuário?

O livro-caixa costuma falhar pelo lado da receita, não da despesa. O comprovante do aluguel chega todo mês; o que se perde é qual paciente pagou, quanto, em que dia e por qual meio — especialmente com pacote de acompanhamento pago em parcelas ou retorno cobrado à parte do plano alimentar.

Um ritual semanal resolve: toda sexta, conferir a agenda com os recebimentos e lançar as despesas com o comprovante já fotografado. No fim do mês, o carnê-leão sai da soma, não da memória.

Quando agenda, prontuário e financeiro vivem num sistema de gestão, a consulta registrada já gera o lançamento de receita e o recibo do paciente, e o fechamento do mês vira conferência em vez de garimpo.

Conclusão

No CPF, o livro-caixa do nutricionista abate o custeio do consultório — sala, contas, material, publicidade e congressos — desde que pago no mês, comprovado em seu nome e dentro do limite da receita mensal. Carro, deslocamento e equipamentos ficam fora, e o excesso de despesa morre em dezembro.

Use as semanas até 31/12 para reunir comprovantes, lançar o que falta no Carnê-Leão Web e levar os casos de dúvida, como anuidade do CRN e software, ao seu contador antes da declaração.