Prontuário psicológico e LGPD no atendimento online: o que exige a resolução CFP 09/2024

Prontuário psicológico e LGPD andam juntos no atendimento online: cada sessão por vídeo gera registros que são dados sensíveis de saúde e precisam de proteção específica. A boa notícia é que as regras são mais simples do que parecem — e organizá-las cedo evita retrabalho e riscos éticos depois.

Este guia reúne o que a Resolução CFP nº 09/2024 e a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) exigem na prática, com um checklist para aplicar na sua rotina.

O que a Resolução CFP 09/2024 mudou para o atendimento online?

A Resolução CFP nº 09/2024, publicada em 18 de julho de 2024, regulamenta o exercício profissional da Psicologia mediado por Tecnologias Digitais da Informação e da Comunicação (TDICs) e revogou as Resoluções CFP nº 11/2018 e nº 04/2020.

Na prática, as mudanças mais relevantes são:

• Fim do cadastro obrigatório no e-Psi: basta manter o registro ativo no Conselho Regional de Psicologia para atender online.
• Avaliação de adequação: cabe a você avaliar se o atendimento mediado por tecnologia é adequado para aquela pessoa e contexto.
• Transparência sobre a tecnologia: você deve informar quais recursos tecnológicos utiliza para garantir o sigilo das informações.
• Contrato de serviço: escrito ou verbal, deve deixar claras as características do trabalho, os direitos e deveres de cada parte e os recursos tecnológicos envolvidos.

A resolução também reforça que valem, no online, todas as demais normas da profissão — inclusive as obrigações de produção, registro e guarda de documentos.

O prontuário psicológico é obrigatório no atendimento online?

Sim. O registro documental é obrigatório em qualquer prestação de serviço psicológico, e a Resolução CFP nº 09/2024 confirma que isso inclui os atendimentos mediados por tecnologia.

Desde a Resolução CFP nº 01/2009, o registro pode ser feito em papel ou em meio informatizado, e deve contemplar de forma sucinta:

• o trabalho prestado;
• a descrição e a evolução das atividades;
• os procedimentos técnico-científicos adotados.

Além da função clínica, o prontuário protege você: ele fica à disposição do Conselho para orientação e fiscalização e serve como prova idônea em eventuais processos.

Como a LGPD se aplica ao prontuário psicológico?

A LGPD classifica informações sobre saúde — incluindo registros de atendimento psicológico — como dados pessoais sensíveis, que exigem grau maior de proteção e critérios mais estritos de tratamento.

Para o dia a dia do consultório, três princípios resolvem a maior parte das situações:

O que significa minimização na prática?

Minimizar é registrar o essencial para a finalidade clínica, e nada além disso. Quanto mais você captura "por garantia", maior a superfície de risco em caso de incidente.

Antes de registrar, pergunte: essa informação é necessária para o acompanhamento e para a continuidade do cuidado? Se não for, ela provavelmente não precisa estar no prontuário.

Quais direitos o paciente tem sobre os próprios dados?

O paciente tem direito a saber quais dados você trata, com qual finalidade e como eles são protegidos. Ele também pode solicitar acesso e correção de informações, respeitados os limites técnicos e éticos do documento psicológico.

Ter esse fluxo definido antes do primeiro pedido evita improviso — e transmite profissionalismo.

Preciso de consentimento para manter o prontuário?

O registro documental é uma obrigação profissional, então ele não depende de o paciente "autorizar" a existência do prontuário. O que a transparência exige é que o paciente entenda, antes do atendimento:

• o que será registrado (incluindo resumo ou transcrição, quando aplicável);
• como o material será protegido e quem tem acesso;
• qual o destino das informações no prontuário;
• por quanto tempo os registros serão guardados.

Se você usa gravação ou transcrição da sessão, aí sim o consentimento específico e documentado se torna indispensável.

Como garantir sigilo e segurança nos registros digitais?

Segurança funciona por camadas: nenhuma medida isolada resolve, mas o conjunto reduz muito o risco. No atendimento online, as camadas essenciais são:

• Acesso restrito por profissional: cada pessoa da equipe acessa apenas o que precisa.
• Controle da sala virtual: links de sessão protegidos, sem reutilização pública.
• Proteção dos dados armazenados: criptografia e cópias de segurança dos registros.
• Ambiente físico adequado: atender de local privado, sem circulação de terceiros.

Planilhas soltas, arquivos no computador pessoal e conversas clínicas espalhadas em aplicativos de mensagem são os pontos mais frágeis. Centralizar os registros em um sistema de gestão com controle de acesso e criptografia simplifica o cumprimento dessas exigências — e ainda facilita demonstrar conformidade se você for questionado.

Lembre também do dever de transparência da Resolução CFP nº 09/2024: informe ao paciente quais recursos tecnológicos você usa para proteger o sigilo.

Por quanto tempo guardar o prontuário psicológico?

O prazo mínimo de guarda é de 5 anos, conforme as Resoluções CFP nº 01/2009 e nº 06/2019 — e isso vale para registros físicos e digitais.

Dependendo do contexto (atendimento de crianças e adolescentes, demandas judiciais em curso), pode ser prudente guardar por mais tempo. O importante é que, durante todo o período de guarda, o material continue sob sigilo e acessível apenas a quem de direito.

Posso usar transcrição automática ou IA nos registros?

Pode, desde que o resultado seja tratado como rascunho e passe pela sua revisão antes de virar registro final. A responsabilidade técnica e ética pelo conteúdo do prontuário é sempre sua, independentemente da ferramenta.

Combine três cuidados:

1. consentimento específico do paciente para gravação ou transcrição;
2. revisão profissional antes de incorporar o texto ao prontuário;
3. exclusão do material bruto que não precisa ser mantido.

Checklist: prontuário em dia com o CFP e a LGPD

Use esta lista para revisar sua rotina de atendimento online:

• [ ] Registro documental de todas as sessões, em papel ou meio informatizado;
• [ ] Contrato de serviço com características do trabalho e recursos tecnológicos;
• [ ] Paciente informado sobre o que é registrado, como é protegido e por quanto tempo;
• [ ] Consentimento específico quando houver gravação ou transcrição;
• [ ] Acesso aos registros restrito por profissional;
• [ ] Sala virtual com link protegido;
• [ ] Dados armazenados com criptografia e backup;
• [ ] Guarda pelo prazo mínimo de 5 anos;
• [ ] Fluxo definido para pedidos de acesso do paciente.

Conclusão

Manter o prontuário psicológico em conformidade com a LGPD no atendimento online se resume a um fluxo estável: registrar o essencial, proteger com camadas de segurança, ser transparente com o paciente e guardar pelo prazo correto. A Resolução CFP nº 09/2024 simplificou o caminho ao eliminar burocracias como o cadastro no e-Psi — o que ela pede, no fundo, é organização e cuidado com quem você atende.