Fluxo de caixa no salão de beleza: como guardar em dezembro o que vai faltar em janeiro

Para passar janeiro sem aperto, o fluxo de caixa do salão de beleza precisa ser montado ainda em novembro, com dezembro, janeiro e fevereiro lado a lado. O dinheiro que entra no pico de fim de ano não é todo seu: uma parte já tem destino certo nos meses seguintes, quando a agenda esvazia.

O problema não é dezembro ser bom e janeiro ser fraco. Isso todo dono de salão sabe. O problema é tratar o saldo alto de dezembro como sobra e descobrir em janeiro que ele já estava comprometido.

Este post não trata do fechamento de caixa do dia, que é conferir o que entrou e saiu. Aqui o assunto é olhar para frente: o que vai entrar, o que vai sair e em que semana.

Por que janeiro aperta o caixa do salão?

Porque várias saídas grandes se concentram logo depois do pico, justo quando a receita cai. As mais comuns:

• 13º salário — segundo o art. 1º da Lei 4.749/1965, a gratificação natalina deve ser paga pelo empregador até 20 de dezembro, descontado o adiantamento. Ela sai do caixa de dezembro, antes do faturamento do mês estar todo recebido.
• Férias da equipe — muitos salões concedem férias no começo do ano. Pela mesma Lei 4.749/1965, art. 2º, § 2º, o empregado que pedir em janeiro recebe o adiantamento do 13º junto com as férias.
• Repasse das parceiras — a produção de dezembro de cada profissional-parceira vira repasse na data combinada em contrato, que muitas vezes cai em janeiro.
• Compra de produto para o pico — o estoque comprado em novembro para coloração, escova e unha costuma ser pago a prazo, com boletos vencendo depois das festas.
• Impostos sobre o faturamento de dezembro — se dezembro foi o mês mais forte, o imposto sobre ele tende a pesar mais, e é pago depois. Confira o vencimento exato com seu contador.
• Contas fixas — aluguel, energia, sistema, contador. Elas não diminuem porque a agenda diminuiu.

Somadas, essas saídas explicam por que o salão que fatura bem em dezembro pode chegar em fevereiro devendo.

Como montar o fluxo de caixa do salão de beleza de dezembro a fevereiro?

Monte uma planilha ou uma visão no sistema com três colunas, uma por mês, e separe as linhas em três grupos. A separação é o que dá confiança ao número.

Entradas certas são as que já estão contratadas ou pagas:

• pacotes vendidos com sessões a realizar;
• vale-presente vendido em dezembro, que vira atendimento em janeiro sem entrar dinheiro novo;
• assinaturas e planos mensais com cobrança recorrente;
• parcelas de cartão de vendas já feitas, pela data em que caem na conta.

Entradas prováveis são as que dependem de a cliente aparecer:

• horários já marcados na agenda;
• a média de atendimentos avulsos do mesmo período no ano anterior, se você tiver esse histórico.

Saídas com data fixa são todas as do tópico anterior, cada uma no mês e, se possível, na semana em que vence.

O vale-presente merece cuidado. O dinheiro dele entra em dezembro, mas o custo do atendimento, a comissão e o produto aparecem em janeiro. Contar esse valor como receita de dezembro e gastá-lo é a forma mais comum de criar um buraco no mês seguinte.

Quanto do faturamento de dezembro guardar para a reserva?

Não existe percentual universal. O número certo sai da própria projeção: some as saídas de janeiro e fevereiro, subtraia as entradas certas desses dois meses e o que faltar é o mínimo que precisa sair de dezembro.

Algumas regras práticas ajudam:

• Separe antes de gastar — transfira a reserva para uma conta à parte assim que o valor entrar, e não no fim do mês.
• Use só as entradas certas para decidir — as prováveis servem para estimar folga, não para cobrir boleto.
• Defina a retirada do dono antes — o pró-labore de janeiro precisa estar na lista de saídas, não ser o que sobrou.
• Deixe uma margem — se a projeção diz que faltam X, guarde um pouco mais. Janeiro com chuva ou feriado prolongado esvazia a agenda além do previsto.

Como acompanhar o previsto contra o realizado?

A projeção feita em novembro só vale se for revista. Uma vez por semana, compare o que você previu com o que aconteceu de fato.

• Entradas abaixo do previsto — veja se é falta de agenda ou atraso de recebimento. Os dois pedem respostas diferentes.
• Saída que não estava na lista — inclua na projeção dos meses seguintes, se ela tende a se repetir.
• Reserva sendo usada antes da hora — é sinal para segurar compras e rever a campanha de janeiro.

Essa revisão leva poucos minutos quando os números já estão no lugar, e é ela que transforma a planilha em decisão.

Como encaixar o planejamento na rotina do salão?

O fluxo de caixa fica leve quando cada informação nasce no lugar certo, sem precisar ser reunida depois.

• Em novembro — lance os compromissos de janeiro e fevereiro: boletos de fornecedor, férias marcadas, datas de repasse e de comissão.
• Em dezembro — registre cada pacote e vale-presente vendido como sessão a realizar, não só como dinheiro recebido.
• Toda semana — compare o previsto com o realizado e ajuste a reserva.
• No salão-parceiro — segundo o art. 1º-A, § 2º, da Lei 12.592/2012, incluído pela Lei 13.352/2016, o salão-parceiro centraliza os pagamentos e recebimentos dos serviços da profissional-parceira. Por isso o repasse dela precisa estar na projeção com data e valor estimado.

Em um sistema de gestão que liga agenda, comissão, pacotes e contas a pagar, boa parte dessa projeção sai pronta: os horários marcados mostram as entradas prováveis, os pacotes e assinaturas mostram as certas, e os vencimentos lançados mostram as saídas. Sobra para você a decisão de quanto guardar.

Conclusão

O fluxo de caixa do salão em dezembro não se resolve no fechamento do dia. Ele se resolve olhando três meses de uma vez, separando o dinheiro certo do provável e marcando cada saída na semana em que vence.

Com a projeção feita em novembro, a reserva definida em dezembro e a conferência semanal em janeiro, o mês fraco continua fraco, mas deixa de ser surpresa.