Guarda do prontuário de fisioterapia: 5 ou 20 anos, o que fazer no fim do prazo e o que a LGPD exige

Na dúvida entre cinco e vinte anos, adote vinte. A guarda do prontuário de fisioterapia tem duas normas incidindo sobre ela: a Resolução COFFITO nº 414/2012 exige, no artigo 6º, inciso I, no mínimo cinco anos a contar do último registro; a Lei nº 13.787/2018 diz, no artigo 6º, que os prontuários só poderão ser eliminados decorrido o prazo mínimo de vinte anos a partir do último registro. Quem guarda vinte cumpre as duas.

A divergência não é erro de leitura: a resolução fixa um piso e diz que ele pode ser ampliado nos casos previstos em lei. A lei de 2018 é um desses casos.

O resto é operacional: de quando conta o prazo, paciente menor de idade, LGPD e descarte.

Qual prazo adotar na guarda do prontuário de fisioterapia?

Vinte anos. A Lei 13.787/2018 não trata de prontuário médico, e sim de prontuário de paciente: o artigo 6º, § 5º, diz que suas disposições se aplicam a todos os prontuários de paciente, independentemente da forma de armazenamento.

Três motivos práticos para não parar nos cinco anos:

• Responsabilidade civil. O Código Civil prevê três anos para a pretensão de reparação civil (artigo 206, § 3º, inciso V) e o Código de Defesa do Consumidor, cinco anos para a reparação por fato do serviço, contados do conhecimento do dano e de sua autoria (artigo 27) — não da alta.
• Defesa ética. Um considerando da própria Resolução 414/2012 registra que o registro documental é meio de prova idônea para instruir processos disciplinares e para a defesa legal.
• Convênio. Operadoras costumam fixar prazo próprio de guarda em contrato. Leia o seu.

O que conta como "último registro"?

Não é a alta nem a avaliação inicial: é a última anotação feita naquele prontuário.

• A evolução da última sessão atendida, não a última sessão vendida no pacote.
• Um retorno três anos depois, na mesma ficha, reinicia a contagem do prontuário inteiro.
• Relatório de alta, parecer para convênio e resposta a pedido do paciente também contam.

Ou seja: o prontuário só entra na fila de descarte quando ninguém escreve nele há vinte anos.

E o prontuário de paciente menor de idade?

Aqui a conta é feita duas vezes. O Código Civil determina que não corre prescrição contra os absolutamente incapazes (artigo 198, inciso I), que são os menores de 16 anos (artigo 3º): o relógio da prescrição só começa a andar quando o paciente completa 16.

Fique com o prazo maior: vinte anos a partir do último registro, de um lado; os 16 anos do paciente somados ao prazo prescricional aplicável, de outro. Para adolescente, os vinte anos costumam cobrir; para criança pequena, confira antes de descartar.

O que a LGPD acrescenta à guarda do prontuário?

Prontuário é dado pessoal sensível: a Lei nº 13.709/2018 classifica dado referente à saúde como sensível no artigo 5º, inciso II, e a Lei 13.787/2018 diz, no artigo 1º, que a digitalização e o uso de sistemas informatizados para a guarda de prontuário são regidos por ela e pela LGPD.

• Base legal. Você não depende de consentimento: o artigo 11, inciso II, alínea "f", autoriza tratar dado sensível para tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária.
• Guardar tem amparo. O artigo 16, inciso I, autoriza conservar dados depois do fim do tratamento para cumprir obrigação legal ou regulatória, mesmo a pedido de encerramento do titular.
• Finalidade e necessidade. Os princípios do artigo 6º, incisos I e III, limitam o uso ao propósito informado e ao mínimo necessário: prontuário guardado para defesa não vira lista de reativação.
• Segurança e rastro. O artigo 46 obriga a medidas contra acesso não autorizado, perda e alteração; o artigo 37 manda manter registro das operações — em prontuário, dizer quem abriu o quê e quando.

Quem pode abrir o prontuário dentro do consultório?

As regras já existem. Na Resolução 414/2012, o fisioterapeuta é obrigado a manter sigilo de todas as informações do prontuário (artigo 3º), o prontuário pertence ao paciente e só pode ser divulgado com autorização dele, por dever legal ou justa causa (artigo 4º), e é vedado negar a ele o acesso (artigo 5º). O Código de Ética da Fisioterapia, na Resolução COFFITO nº 424/2013, manda no artigo 13 zelar para que o prontuário permaneça fora do alcance de estranhos à equipe de saúde.

Na rotina: recepção não precisa ler evolução para confirmar horário, estagiário registra sob supervisão do responsável técnico e quem saiu da clínica não deveria seguir com acesso à base.

Como descartar quando o prazo vence?

A Resolução 414/2012 diz, no artigo 6º, inciso III, que vencido o prazo cabe ao fisioterapeuta ou à instituição destruir o documento de forma que garanta o sigilo. A Lei 13.787/2018 repete no artigo 6º, § 3º, e abre no § 2º a alternativa de devolver o prontuário ao paciente.

• Digitalizar não autoriza, sozinho, picotar o papel. A lei permite destruir os originais após a digitalização, mas exige certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (artigo 2º, § 2º) e análise de comissão permanente de revisão de prontuários (artigo 3º), estrutura que consultório pequeno raramente tem.
• Apagar do sistema não é apagar do backup. Prontuário que saiu da base mas segue em cópias de segurança antigas não foi eliminado.

Manter cópia digitalizada depois do prazo, isso sim, é permitido pelo artigo 6º, inciso IV, da Resolução 414/2012.

Caixa de papelão ou prontuário eletrônico: o que muda na sua rotina?

Em papel, a decisão é logística: onde cabe a caixa, quem tem a chave da sala, como achar a ficha de 2013 que o convênio pediu. A Resolução 414/2012 ainda exige, no artigo 6º, inciso II, local que garanta sigilo e privacidade — caixa em sala compartilhada dificilmente garante.

Quem digitalizou troca esse problema por outro, melhor: não precisa decidir onde guardar caixa, precisa decidir quem acessa. Um sistema de gestão com histórico de evolução por paciente, login individual, permissão por perfil e registro de quem abriu cada prontuário entrega de uma vez o prazo, o sigilo e o rastro que a LGPD cobra. Inclua exportação no critério de escolha: sem tirar de lá uma cópia legível para o paciente, a guarda de vinte anos depende do fornecedor.

Conclusão

Adote vinte anos a contar do último registro como política escrita da clínica. É o prazo da Lei 13.787/2018, cobre o mínimo de cinco anos da Resolução COFFITO 414/2012 e resolve defesa civil, defesa ética e convênio de uma vez. Para menor de idade, refaça a conta a partir dos 16 anos antes de descartar.

O prazo é a parte fácil. O trabalho está no resto: registro completo, local com sigilo, controle de quem acessa, cópia para quem pedir e descarte seguro na hora certa.