Como trocar de sistema na clínica de fisioterapia sem perder prontuários e agenda

Dá para trocar de sistema na clínica de fisioterapia sem perder prontuário nem agenda, desde que você exporte tudo antes de cancelar o contrato e confira a importação antes de desligar o sistema antigo. Quem usa iClinic, Clínica nas Nuvens, Amplimed, Shosp ou qualquer outro e está insatisfeito costuma adiar a troca pelo mesmo motivo: medo de ficar sem o histórico dos pacientes.

O risco é controlável. Os dados clínicos são responsabilidade sua, não do fornecedor, e o prontuário segue sob o seu dever de guarda durante a transição. O que falta é um roteiro.

De quem são os dados que estão no sistema atual?

Pela LGPD (Lei nº 13.709/2018), a clínica é a controladora: o artigo 5º, inciso VI, define controlador como quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados. O fornecedor do software é o operador, que trata os dados em nome do controlador (artigo 5º, inciso VII) e, segundo o artigo 39, deve seguir as instruções que você fornece.

Na prática, pedir a exportação da sua base é uma instrução de controlador para operador. O formato, o prazo e se há custo dependem do contrato, então leia a cláusula de rescisão e a de devolução de dados antes de avisar que vai sair.

Existe ainda o direito do paciente. O artigo 18, inciso V, da LGPD garante ao titular a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço, mediante requisição expressa e de acordo com a regulamentação da autoridade nacional. É um direito dele, não da clínica, mas mostra o sentido da lei.

O prontuário continua sob sua guarda durante a troca?

Continua, e é isso que torna a exportação obrigatória, não opcional. A Resolução COFFITO nº 414/2012 atribui a guarda do prontuário ao fisioterapeuta ou à instituição, por no mínimo cinco anos a contar do último registro (artigo 6º). A Lei nº 13.787/2018 diz, no artigo 6º, que prontuários só podem ser eliminados depois de pelo menos vinte anos do último registro, e o § 5º estende a regra aos prontuários gerados e mantidos originalmente em meio eletrônico.

Trocar de fornecedor não interrompe esse prazo. Se o sistema antigo apagar a base depois do cancelamento e você não tiver cópia, quem responde é a clínica. A mesma Resolução 414/2012 veda negar ao paciente o acesso ao prontuário (artigo 5º), então a cópia precisa ser legível, não apenas um arquivo que só abre no software antigo.

Como trocar de sistema na clínica de fisioterapia: o roteiro

Separe a migração em quatro blocos e trate cada um com seu próprio teste.

1. Cadastro de pacientes

• Peça a exportação completa em planilha (CSV ou Excel): nome, CPF, data de nascimento, telefone, e-mail, responsável legal e convênio com número da carteirinha.
• Confira a contagem: o número de linhas precisa bater com o total de pacientes ativos e inativos no sistema antigo.
• Limpe duplicados antes de importar. Paciente cadastrado duas vezes vira dois prontuários no sistema novo.

2. Evoluções e documentos clínicos

• Exporte avaliação, plano de tratamento e evoluções por paciente. Se o sistema só entregar PDF, aceite: PDF legível cumpre a guarda, mesmo que não vire texto editável.
• Baixe anexos (exames, laudos, termos assinados) e confirme se o nome do arquivo identifica o paciente.
• Guarde essa exportação em local próprio, com acesso restrito. É a sua cópia pelo prazo de guarda.

3. Saldos de pacote e financeiro em aberto

É o bloco que mais gera atrito com paciente. Antes de sair, liste:

• pacotes vendidos, sessões usadas e sessões restantes de cada paciente;
• valores a receber e parcelas em aberto;
• créditos de reposição de falta combinados.

Leve esses saldos para o sistema novo como lançamento de abertura, conferindo paciente por paciente. Um saldo errado aparece na primeira sessão da segunda-feira.

4. Agenda recorrente

Horário fixo semanal raramente migra bem de forma automática. O caminho mais seguro é exportar a grade das próximas semanas, recriar no sistema novo cada horário fixo como recorrência (paciente, profissional, sala, dia e hora) e comparar as duas agendas lado a lado de uma semana cheia.

Como virar a chave num fim de semana?

Com as exportações conferidas, a virada cabe entre sexta à noite e domingo:

• Sexta, fim do expediente: congele o sistema antigo. Nenhuma evolução nova entra nele a partir daqui. Faça a última exportação.
• Sábado: importe cadastro, histórico clínico e saldos. Recrie a agenda recorrente e confira as duas primeiras semanas.
• Domingo: crie o login de cada profissional e da recepção, com permissão por perfil, e teste um atendimento completo: agendar, registrar evolução, baixar sessão do pacote.
• Segunda: mantenha o sistema antigo ativo em modo de consulta até o fim do ciclo de cobrança, se o contrato permitir.

Só cancele o sistema antigo depois de abrir, no novo, o prontuário de alguns pacientes de anos diferentes e encontrar tudo lá.

Por que fazer isso antes de janeiro?

O fim de ano costuma ter agenda mais leve, com férias e recesso: é quando um erro de migração afeta menos gente. Em janeiro a agenda volta a encher e qualquer ajuste disputa tempo com o atendimento. Quem decide em outubro testa o sistema novo em paralelo em novembro e vira a chave em dezembro.

O que muda na rotina do consultório depois da troca?

Avalie o sistema de gestão novo pelo dia a dia do consultório, não pela lista de funções:

• evolução registrada no prontuário do próprio atendimento, com identificação do profissional e número do CREFITO, como pede a Resolução 414/2012 (artigo 2º);
• sessão do pacote baixada automaticamente quando o atendimento é concluído;
• agenda recorrente que respeita sala e profissional;
• login individual e permissão por perfil, para a recepção não ler evolução;
• exportação simples do prontuário, para que a próxima troca, se houver, não dependa de ninguém.

Esse último item é o que evita repetir o problema daqui a três anos.

Conclusão

O que prende a clínica num sistema ruim raramente é o contrato, e sim o medo de perder o histórico. A LGPD coloca você como controlador dos dados e o fornecedor como operador que segue suas instruções; a Resolução COFFITO 414/2012 e a Lei 13.787/2018 mantêm o prontuário sob sua guarda durante e depois da troca.

Com exportação conferida, saldos de pacote levados paciente por paciente e agenda recorrente recriada, a virada cabe num fim de semana. Faça isso agora, enquanto a agenda ainda permite errar e corrigir.