Termo de confidencialidade da secretária do consultório de psicologia: o que exigir e modelo

O termo de confidencialidade da secretária do psicólogo é o documento em que quem trabalha com você se compromete, por escrito, a não revelar nada do que vê sobre os pacientes, durante e depois do vínculo. Ele não aparece com esse nome no Código de Ética nem na LGPD, mas é a forma mais simples de cumprir o que o Código de Ética e a LGPD já pedem.

Secretária, recepcionista, estagiário e assistente virtual veem a agenda, o nome, o telefone e, às vezes, o motivo da consulta. Só o fato de alguém ser paciente de um psicólogo já é informação sensível. Se essa pessoa não sabe exatamente o que pode e o que não pode fazer com isso, o risco é seu.

Este post traz o que o termo precisa cobrir, um roteiro de cláusulas e o limite do que a equipe deve acessar.

O que o Código de Ética diz sobre quem trabalha com o psicólogo?

O Código de Ética Profissional do Psicólogo (Resolução CFP 10/2005) trata o sigilo como dever do próprio profissional. O art. 9º diz que é dever do psicólogo respeitar o sigilo profissional para proteger a intimidade das pessoas a que tenha acesso no exercício da profissão.

O art. 6º trata do relacionamento com profissionais não psicólogos. Na alínea b, manda compartilhar somente as informações relevantes para qualificar o serviço e, ao fazer isso, assinalar a quem as recebe a responsabilidade de preservar o sigilo.

Na prática, a secretária não responde ao CRP, mas você responde. O termo é o jeito documentado de "assinalar a responsabilidade" que o art. 6º menciona, e de mostrar que o compartilhamento ficou restrito ao necessário.

E a LGPD, o que exige?

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) classifica, no art. 5º, inciso II, o dado referente à saúde como dado pessoal sensível. Como a agenda de psicoterapia revela que a pessoa está em atendimento psicológico, o mais prudente é tratá-la nessa categoria.

O art. 46 obriga os agentes de tratamento a adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, contra acessos não autorizados e qualquer tratamento inadequado. O termo assinado é uma medida administrativa; o controle de acesso no sistema é uma medida técnica. As duas andam juntas.

O art. 47 vai além: qualquer pessoa que intervenha em uma das fases do tratamento se obriga a garantir a segurança dos dados, mesmo após o término do tratamento. Na mesma linha, faz sentido que o compromisso do termo continue valendo depois do desligamento.

Quais cláusulas o termo de confidencialidade da secretária precisa ter?

O Código de Ética e a LGPD não trazem um modelo pronto. Use o roteiro abaixo como base e adapte à sua realidade, de preferência com revisão de um advogado, sobretudo se houver vínculo CLT.

• Identificação e escopo: quem assina, a função e o que a pessoa vai acessar (agenda, cadastro, cobrança, mensagens).
• Definição do que é confidencial: nome, contato, horário, frequência, valor pago, motivo da consulta e qualquer informação ouvida ou lida no consultório, inclusive o simples fato de alguém ser paciente.
• Dados sensíveis: reconhecimento de que se trata de dado de saúde, nos termos da LGPD, e de que o uso é restrito à função.
• Proibições expressas: comentar sobre pacientes com terceiros, familiares ou outros pacientes; fotografar ou imprimir agenda e telas; levar dados para dispositivo pessoal; confirmar a quem pergunta que alguém é atendido ali.
• Uso do WhatsApp do consultório: atendimento só pelo número e aparelho do consultório, sem encaminhar conversas, sem salvar contatos no celular pessoal e sem grupos com dados de pacientes.
• Senhas e acessos: login individual, proibição de compartilhar senha e dever de avisar na hora se perceber acesso indevido ou perda de aparelho.
• Vigência: o dever de sigilo continua após o fim do contrato, por prazo indeterminado.
• Devolução e exclusão: no desligamento, devolver materiais e apagar qualquer dado em posse da pessoa.
• Consequências: o descumprimento pode levar a medidas disciplinares, rescisão e responsabilização civil, conforme o contrato e a legislação aplicável.

Vale assinar o termo no primeiro dia, antes de liberar qualquer acesso, e guardar uma via com você.

O que a equipe pode ver e o que não pode?

O termo não resolve sozinho se a secretária consegue abrir tudo. O princípio é o do próprio art. 6º: compartilhar só o que a função exige.

Pode ver, porque precisa para trabalhar:

• agenda, horários e salas;
• nome e contato para confirmar sessões;
• valores, cobranças, recibos e inadimplência.

Não deve ver:

• prontuário, evoluções e anotações de sessão;
• resultados de testes e documentos psicológicos;
• o motivo detalhado da consulta, além do mínimo para agendar.

A Resolução CFP 01/2009 diz que o registro documental tem caráter sigiloso e deve ser mantido em local que garanta sigilo e privacidade. O mesmo texto determina que documentos resultantes de instrumentos de avaliação psicológica fiquem em pasta de acesso exclusivo do psicólogo. Prontuário aberto para quem agenda não atende a isso.

Para estagiário, a lógica é a mesma, com uma diferença: em serviço-escola e campo de estágio, a Resolução CFP 01/2009 prevê que o registro tenha a identificação e a assinatura do supervisor e do estagiário. O acesso clínico, nesse caso, passa pela supervisão, e não pela recepção.

Como organizar o acesso no consultório e no prontuário?

Termo assinado com prontuário em planilha compartilhada ou pasta aberta no computador da recepção é contradição. O que funciona na rotina:

• cada pessoa com login próprio, nunca uma senha do consultório para todos;
• perfis separados: secretária com agenda e financeiro, psicólogo com prontuário;
• WhatsApp do consultório em aparelho do consultório;
• revisão dos acessos quando alguém entra, muda de função ou sai.

Um sistema de gestão com acesso por papel faz essa separação por padrão: a secretária confirma sessões e lança cobranças sem nunca abrir o prontuário, e quando ela sai do consultório basta desativar o usuário.

Conclusão

O Código de Ética coloca o sigilo na sua conta e pede que você deixe claro a quem recebe a informação que ela também precisa ser preservada. A LGPD trata dado de saúde como sensível e mantém o dever de segurança mesmo após o término do tratamento dos dados. O termo de confidencialidade é a forma escrita de cumprir as duas coisas.

Mas o termo só protege de verdade quando o acesso acompanha: a equipe vê o que precisa para agendar e cobrar, e o prontuário fica só com você.