Reembolso de despesas na nota fiscal de serviço: entra ou não na base do imposto

Reembolso de despesas na nota fiscal de serviço só fica fora da base do imposto quando a despesa foi paga por conta e ordem do cliente e o documento dela está em nome do cliente. Se a despesa é custo do seu próprio serviço, ela faz parte do preço — e o imposto incide sobre o total.

Deslocamento, material, taxa de cartório, repasse ao parceiro: muita gente soma tudo no valor do serviço e paga imposto sobre dinheiro que só passou pela conta.

Para o IBS e a CBS, a regra agora está na lei, e o leiaute da NFS-e Nacional vai ganhar um grupo próprio para ela. Para o ISS, quem decide é a prefeitura.

O que a LC 214/2025 diz sobre reembolso

A Lei Complementar nº 214/2025, no art. 12, define a base do IBS e da CBS como o valor da operação. O § 1º, inciso VI, inclui nesse valor as "demais importâncias cobradas ou recebidas como parte do valor da operação".

A exceção está no § 2º, inciso IV: não integram a base os reembolsos ou ressarcimentos recebidos por valores pagos em operações por conta e ordem ou em nome de terceiros — desde que a documentação fiscal dessas operações seja emitida em nome do terceiro.

Essa condição final decide o caso: nota do hotel ou da taxa emitida no seu CNPJ indica despesa sua, não do cliente.

Despesa por conta e ordem ou custo do próprio serviço?

O critério cabe em três perguntas:

• Quem é o destinatário da despesa? Se o bem ou serviço foi contratado para o cliente, e não para você executar o trabalho, há indício de conta e ordem.
• Em nome de quem está o documento? Para o IBS e a CBS, precisa estar em nome do cliente. Sem isso, a lei não tira o valor da base.
• O valor é repassado sem margem? Reembolso é devolução do que você pagou. Se há acréscimo, a parte a mais é preço do serviço.

Alguns exemplos típicos:

• Material usado na execução do seu trabalho é custo do serviço e compõe o preço.
• Seu deslocamento até o cliente, pago no seu nome, também é custo e continua na base.
• Taxa ou emolumento pago em nome do cliente, com comprovante no nome dele, é o caso clássico de reembolso fora da base.

Como informar o reembolso de despesas na NFS-e

A Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 009, de 4 de junho de 2026, unifica os grupos vDedRed e gReeRepRes da DPS em um só: o vAjusteBC. É nele que vão entrar, por documento, os valores que ajustam a base de cálculo do ISSQN e, conforme o tipo, do IBS e da CBS.

Atenção ao prazo: quando este texto foi escrito, o portal da NFS-e ainda não tinha divulgado a data de entrada da NT 009 em produção. Até lá, vale o leiaute em produção, com os grupos vDedRed e gReeRepRes. Confirme com seu emissor qual versão ele já aceita.

No novo leiaute, cada documento informado no subgrupo docAjusteBC leva, entre outros campos:

• tpAjusteBC, o tipo de ajuste;
• vTotDoc, o valor total do documento;
• vAjuteAplic, o valor efetivamente usado no ajuste, que não pode passar do total do documento;
• a identificação do documento — nota fiscal nacional, outro documento fiscal ou documento não fiscal — e, quando for o caso, os dados do fornecedor.

Para quem já emite com dedução: segundo a NT 009, o tipo "4 – Reembolso de despesas" é suprimido no vAjusteBC. Os reembolsos com reflexo no IBS e na CBS passam para os tipos 103, 104 ou 199.

Qual tipo de ajuste usar?

Para o prestador comum, os tipos previstos na NT 009 que mais devem aparecer são:

• 199 – Outros reembolsos ou ressarcimentos recebidos por valores pagos relativos a operações por conta e ordem de terceiro. É o substituto geral do antigo tipo 4 e exige descrição no campo xTpAjusteBC.
• 99 – Outras deduções exclusivas do ISSQN. Segundo a nota técnica, vale para reembolso admitido pelo município que não se encaixe nos outros tipos, com autorização municipal e só com reflexo na base do ISSQN. Também pede descrição.
• 6 – Repasse plano de saúde, para quem atende por operadora.
• 9 – Profissional parceiro, para o repasse feito ao parceiro.
• 105 – Glosa de serviços de saúde, para o valor glosado.

A NT 009 também criou, no Anexo VI, a tabela "AJUSTE_BC_REPERCUSSÃO", que mostra o efeito de cada tipo nas bases do ISSQN, do IBS e da CBS e na receita bruta do Simples Nacional. Confira ali antes de cadastrar a regra.

E o ISS, segue a mesma regra?

Não necessariamente. A Lei Complementar nº 116/2003, no art. 7º, diz que a base do ISS é o preço do serviço, com poucas exclusões expressas, como os materiais em certas obras de construção civil. Fora disso, o que pode ser deduzido do preço depende da lei de cada município.

Por isso a NT 009 amarra o tipo 99 à autorização municipal. Antes de abater reembolso do ISS, peça à contabilidade a base legal na lei da sua prefeitura. Sem ela, mantenha o valor na base do ISSQN.

Onde isso encosta na emissão e na guarda das notas

Informar um reembolso é informar um documento. Se o comprovante sumiu ou saiu no nome errado, o reembolso vira preço de serviço.

A organização começa antes da nota:

• guardar cada comprovante de despesa junto do atendimento a que ele se refere;
• conferir, na hora da compra, se o documento sai em nome do cliente;
• registrar o repasse ao parceiro com o valor e a data em que foi pago;
• manter a discriminação do serviço separada da descrição do reembolso.

Conclusão

Reembolso de despesas só sai da base do IBS e da CBS quando a despesa foi paga por conta e ordem do cliente e o documento está em nome dele, como exige o art. 12, § 2º, IV, da LC 214/2025. Custo do próprio serviço continua sendo preço, e o imposto incide sobre ele.

Quando o leiaute da NT 009 entrar em produção, o tipo 4 deixa de existir: o 199 passa a valer para reembolso com reflexo no IBS e na CBS, ao lado dos tipos próprios para plano de saúde, parceiro e glosa, e o 99 fica restrito ao que a prefeitura autorizar. Até lá, siga o leiaute em produção — e, para o ISS, a lei do seu município.