Retenção de IR, PIS, cofins e CSLL na NFS-e: quando cabe e como preencher

A retenção de IR, PIS, Cofins e CSLL na NFS-e acontece quando você presta serviço profissional a outra pessoa jurídica: o cliente desconta esses tributos do pagamento e os recolhe à Receita Federal em seu nome. Por isso o valor que cai na conta é menor que o valor da nota, e a diferença não é calote, é imposto antecipado.

O ponto é saber quando o desconto é devido. Se você é optante do Simples Nacional, na maior parte dos casos ele não deveria acontecer. Se não é, precisa estar na nota, com os valores certos, para você conseguir abater depois.

Este texto trata só das retenções federais. O ISS retido pelo município segue outra lógica, explicada no artigo sobre ISS retido na fonte.

Quais são as retenções federais e de quanto?

São dois blocos, com bases legais diferentes.

O primeiro é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Segundo o art. 714 do Regulamento do Imposto de Renda (Decreto nº 9.580/2018), incide à alíquota de 1,5% sobre o que uma pessoa jurídica paga a outra por serviços "caracterizadamente de natureza profissional".

O segundo é a retenção conjunta de CSLL, Cofins e PIS, prevista no art. 30 da Lei nº 10.833/2003. O art. 31 da mesma lei fixa o total em 4,65%, que é a soma de:

• CSLL: 1%
• Cofins: 3%
• PIS/Pasep: 0,65%

Somados, os dois blocos chegam a 6,15% do valor da nota. Numa nota de R$ 10.000, o cliente paga R$ 9.385 e recolhe R$ 615 em seu nome.

Quando a retenção cabe?

Três condições precisam estar presentes ao mesmo tempo:

• O tomador é pessoa jurídica. Pagamento de pessoa física não sofre essas retenções. A Lei nº 10.833/2003 estende a obrigação a associações, sociedades simples, fundações de direito privado e condomínios edilícios.
• O serviço é profissional. O art. 30 também alcança outras atividades, como limpeza, vigilância e locação de mão de obra, mas nelas o IRRF segue alíquota própria de 1% (art. 716 do RIR/2018).
• Você não está em uma hipótese de dispensa, como as que aparecem abaixo.

Para saber o que é serviço profissional, a referência habitual é a lista do § 1º do art. 714 do RIR/2018. Ela inclui, entre outras e com algumas ressalvas no próprio texto, advocacia, contabilidade, consultoria, engenharia, arquitetura, programação, medicina, odontologia, psicologia, fisioterapia, fonoaudiologia e nutricionismo.

Uma regra do § 2º do mesmo artigo costuma surpreender: o IRRF incide independentemente da formação dos sócios e do peso desse serviço no faturamento da empresa.

O que muda para quem é do Simples Nacional e para o MEI?

• CSLL, Cofins e PIS: o art. 32, inciso III, da Lei nº 10.833/2003 diz que a retenção não é exigida nos pagamentos a pessoas jurídicas optantes pelo Simples, e as normas da Receita aplicam essa dispensa ao Simples Nacional.
• IRRF: a Instrução Normativa RFB nº 765/2007 dispensa a retenção do imposto de renda sobre valores pagos a empresas inscritas no Simples Nacional. A exceção, que não afeta a nota de serviço, são os rendimentos de aplicações financeiras.

O MEI também é optante do Simples, então as mesmas dispensas valem para ele.

Na prática, muitos clientes só deixam de reter quando recebem uma declaração formal de que você é optante. Se a sua empresa está no Simples e o cliente desconta 1,5% ou 4,65%, confirme com a sua contabilidade qual documento ele pede e entregue antes do próximo pagamento.

Existe valor mínimo para reter?

Para CSLL, Cofins e PIS, a lei fixa um. O § 3º do art. 31 da Lei nº 10.833/2003, na redação dada pela Lei nº 13.137/2015, dispensa a retenção de valor igual ou inferior a R$ 10. O limite é sobre o valor retido, não sobre o valor da nota: 4,65% chega a R$ 10 numa nota de aproximadamente R$ 215.

Você ainda vai encontrar material citando a dispensa para pagamentos de até R$ 5.000. Essa era a redação anterior do dispositivo, que a Lei nº 13.137/2015 substituiu.

Como informar a retenção de IR, PIS, Cofins e CSLL na NFS-e?

No leiaute da DPS da NFS-e Nacional, as retenções federais ficam no grupo de tributação federal, separadas do ISS:

• IRRF e CSLL têm campos próprios para o valor retido.
• PIS e Cofins ficam num subgrupo que informa a situação tributária, a base, as alíquotas, os valores e o tipo de retenção, indicando qual dessas contribuições foi retida.

O cuidado principal é não confundir o valor da contribuição com o valor retido. Informar PIS e Cofins na nota não significa que foram retidos: quem diz isso é o indicador de retenção. Marcar retenção onde ela não houve faz o documento mostrar um líquido menor do que o cliente vai pagar.

Como conferir o líquido recebido?

Faça a conta antes de o dinheiro chegar:

• Valor da nota
• menos IRRF (1,5%), se cabível
• menos CSLL, Cofins e PIS (4,65%), se cabível e acima do mínimo
• menos ISS retido, se houver
• igual ao líquido esperado

Se o depósito vier menor, peça ao cliente o detalhamento do que foi retido. Se vier maior, verifique se ele deixou de reter algo que a nota indicava, porque aí o tributo continua sendo seu.

O art. 36 da Lei nº 10.833/2003 e o art. 717 do RIR/2018 tratam os valores retidos como antecipação do que você deve. É o que permite compensá-los na apuração, desde que as notas e os comprovantes estejam guardados e batam.

Emissão e guarda: onde a retenção se perde

A retenção raramente se perde no cálculo. Ela se perde na rotina: nota emitida com o padrão errado para aquele cliente, comprovante de retenção que não chega à contabilidade, declaração de optante que ninguém enviou.

Com um sistema de gestão, a regra fica no cadastro de cada cliente e de cada serviço, e a nota já sai com as retenções certas. As notas emitidas ficam guardadas e filtráveis por tomador, o que facilita separar no fechamento do mês as que tiveram retenção federal.

Conclusão

A retenção federal na nota de serviço soma 1,5% de IRRF e 4,65% de CSLL, Cofins e PIS quando você presta serviço profissional a outra pessoa jurídica. Quem é do Simples, MEI incluído, em regra é dispensado das duas.

Defina com a contabilidade quais clientes geram retenção, deixe isso registrado no cadastro e confira o líquido de cada pagamento. É assim que o valor retido vira crédito, e não prejuízo.