Assinatura digital do psicólogo: como enviar laudo e relatório por e-mail

Dá para enviar laudo e relatório por e-mail, desde que o PDF saia com assinatura digital do psicólogo, que o paciente tenha autorizado o envio eletrônico e que você guarde a prova de que o documento chegou. A assinatura digital do psicólogo substitui a caneta; a autorização e o protocolo substituem a entrega em mãos.

A trava vem do texto da Resolução CFP nº 06/2019, escrito com o papel em mente. O § 8º do artigo 5º manda que todo documento tenha as laudas numeradas, rubricadas da primeira até a penúltima, e a assinatura do psicólogo na última página. O artigo 16 exige protocolo de entrega com assinatura do solicitante.

Nenhuma dessas regras proíbe o PDF. Elas só precisam ser traduzidas para o meio digital.

O que a Resolução CFP 06/2019 exige na entrega?

Três coisas, em artigos diferentes da norma:

• Forma do documento (art. 5º, § 8º): laudas numeradas, rubrica da primeira à penúltima e assinatura na última página.
• Entrega (art. 16): o documento vai ao beneficiário, ao responsável legal ou ao solicitante, em entrevista devolutiva, e você mantém protocolo com assinatura do solicitante, comprovando o recebimento e a responsabilidade pelo uso e sigilo das informações.
• Guarda (art. 15): o documento e todo o material que o fundamentou, em forma física ou digital, ficam guardados por no mínimo cinco anos.

Para laudo e relatório, o artigo 18 exige ao menos uma entrevista devolutiva. O e-mail não substitui essa conversa; ele só entrega o arquivo depois dela.

Como fica a rubrica e a numeração no PDF?

A numeração é simples: rodapé com "página X de Y" em todas as folhas.

A rubrica página a página é o ponto que mais confunde. No papel, ela impede a troca de uma folha. Num PDF assinado digitalmente, a assinatura cobre o arquivo inteiro: qualquer alteração posterior, em qualquer página, fica detectável na verificação. A resolução não trata do PDF, mas a assinatura cumpre a mesma função da rubrica.

Na prática: numere todas as páginas, coloque seu nome completo e o número de inscrição no CRP no fecho da última página e aplique a assinatura digital sobre o arquivo final. Qualquer correção depois exige assinar de novo.

Qual assinatura digital o psicólogo pode usar?

A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis, no artigo 4º:

• Simples: identifica o signatário.
• Avançada: usa certificado fora da ICP-Brasil ou outro meio de comprovar autoria e integridade, aceito pelas partes, ligada de forma unívoca ao signatário e capaz de revelar qualquer modificação posterior.
• Qualificada: usa certificado digital da ICP-Brasil, o nível mais alto de confiabilidade segundo a própria lei.

O artigo 14 da mesma lei diz que documentos eletrônicos de profissionais de saúde, ligados à sua área de atuação, são válidos para todos os fins quando assinados com assinatura avançada ou qualificada. A assinatura simples fica de fora.

A qualificada é a do e-CPF ou certificado equivalente. O artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, presume verdadeiras em relação ao signatário as declarações de documentos assinados com esse certificado.

Outra opção é a assinatura do gov.br, gratuita, que o portal do Governo Digital libera para contas nível prata ou ouro. A terceira é a assinatura oferecida pelo próprio sistema de gestão que você usa, desde que cumpra os requisitos de assinatura avançada. Nos dois casos, a própria MP 2.200-2 admite meios fora da ICP-Brasil desde que aceitos pelas partes ou por quem recebe o documento. Se o destinatário for exigente, como um juízo ou um órgão público, prefira a qualificada.

O paciente precisa autorizar o envio por e-mail?

É o que orienta o Conselho Regional de São Paulo. O material "CRP SP Orienta: Guarda e Envio de Documentos por Computador", com base no Parecer CRP SP nº 02/2009, recomenda duas medidas diretamente ligadas a este caso:

• Usar assinatura digital para identificar o psicólogo emissor quando o documento é enviado ou guardado só em forma eletrônica.
• Ter declaração expressa do usuário ou do representante legal autorizando a remessa por meio eletrônico e dando ciência dos riscos à privacidade desse meio, autorização que pode ser revogada a qualquer momento.

O mesmo material pede que você registre a responsabilidade de quem recebe pelo sigilo, o que conversa com o protocolo do artigo 16 da Resolução CFP 06/2019. Fora de São Paulo, confira a orientação do seu CRP.

Como guardar o protocolo de entrega no meio digital?

No digital, o protocolo pode ser:

• Uma resposta do destinatário ao e-mail, confirmando o recebimento e a ciência sobre o uso e o sigilo das informações.
• Um termo de recebimento assinado eletronicamente pelo destinatário.
• O registro de acesso e aceite gerado pelo sistema, quando o documento é disponibilizado em área restrita em vez de anexado.

Mande para o e-mail informado pelo próprio paciente no cadastro, prefira PDF protegido por senha enviada por outro canal e não trate a mensagem lida no WhatsApp como protocolo: ela não registra a responsabilidade pelo sigilo.

Como organizar emissão, assinatura e protocolo no prontuário?

O problema real não é assinar um PDF. É manter, cinco anos depois, o documento assinado, a autorização de envio e o protocolo de entrega juntos e achar os três quando o CRP pedir.

Quando o laudo nasce num editor de texto, cada peça vai para um lugar: o arquivo numa pasta, a autorização e a confirmação perdidas na caixa de entrada. Um sistema de gestão com prontuário eletrônico resolve pela origem: o documento é emitido a partir dos dados do prontuário, assinado ali, enviado ao contato cadastrado do paciente, e a autorização e o protocolo ficam anexados ao mesmo registro.

Assim a guarda do artigo 15 da Resolução CFP 06/2019 deixa de depender da sua organização de pastas e passa a ser parte do próprio atendimento.

Conclusão

A Resolução CFP nº 06/2019 não impede o laudo em PDF. Ela pede numeração, assinatura, protocolo de entrega e guarda, e cada uma dessas exigências tem um equivalente digital: rodapé numerado, assinatura avançada ou qualificada sobre o arquivo final, confirmação de recebimento guardada e arquivo preservado por no mínimo cinco anos.

Some a isso a autorização expressa do paciente para o envio eletrônico, como orienta o CRP SP, e o e-mail vira uma entrega tão documentada quanto a assinatura no balcão.